AVG

         Privacyverklaring Kunstkring Capelle

Algemeen

Kunstkring Capelle (= KKC) hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring geeft het bestuur heldere en transparante informatie over hoe wij hiermee omgaan. De KKC houdt zich aan de wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die met ingang van 25 mei 2018 in de Europese Unie geldt. Onze vereniging is verplicht een register bij te houden (= bijvoorbeeld de ledenadministratie) waarin staat welke gegevens worden geregistreerd, hoe lang ze worden bewaard en met wie ze worden gedeeld.

De AVG brengt met zich mee, dat

  • U door lid te worden of te zijn toestemming geeft uw gegevens als beschreven te verwerken;
  • Uw persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals hieronder beschreven;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • We passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen;
  • We geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • We op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als KKC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacyverklaring vragen heeft, kunt u contact opnemen met de secretaris van de KKC.

 

Verwerking van persoonsgegevens van leden en/of vrijwilligers.

Persoonsgegevens van leden worden door de KKC verwerkt voor:

  • Het innen van contributie;
  • Het verzenden van de nieuwsbrief;
  • De onderlinge communicatie tussen leden en vrijwilligers;
  • Het organiseren van evenementen en bijeenkomsten door commissies, van vergaderingen, van tentoonstellingen en van de kunstuitleen;
  • Het bijhouden van een fotoarchief.

Voor een te organiseren evenement zullen niet meer persoonsgegevens worden gevraagd dan die strikt noodzakelijk zijn.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het aangaan van het lidmaatschap van onze vereniging, de opgave als vrijwilliger of de opgave voor één of meer van de beschreven activiteiten.

Hiervoor vraagt de KKC deze persoonsgegevens van u:

  • Voor- en achternaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres;
  • Voor kunstenaars bovendien: de adresgegevens van de eigen website, de kunstdiscipline, de eventuele interesse in de kunstuitleen, de bankrekening en de machtiging tot automatische incasso (SEPA);
  • Voor vrijwilligers bovendien: de soort vrijwilligerswerk en de aanvangsdatum.

Persoonsgegevens worden opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men lid en/of vrijwilliger is en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van abonnees van de Nieuwsbrief.

Persoonsgegevens van de abonnees van de Nieuwsbrief worden door de KKC verwerkt voor het informeren van de persoon door middel van nieuwsuitingen via email. Grondslag voor deze persoonsgegevens is het inschrijvingsformulier Nieuwsbrief.

Hiervoor vraagt de KKC deze persoonsgegevens van u:

  • Voor- en achternaam en e-mailadres.

Persoonsgegevens worden opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men aangemeld is.

 

Verwerking van persoonsgegevens sponsors en donateurs.

Persoonsgegevens van sponsors en donateurs worden door de KKC verwerkt voor:

  • Het innen van het sponsorbedrag c.q. de donatie;
  • Het informeren van sponsors en donateurs over activiteiten;
  • Het verzenden van de nieuwsbrief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is het aangaan van een schriftelijke sponsorovereenkomst of de mondelinge of schriftelijke opgave als donateur.

Hiervoor vraagt de KKC deze persoonsgegevens van u:

  • Voor- en achternaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres, de bankrekening en de machtiging tot automatische incasso (SEPA) en de aanvangsdatum.

Persoonsgegevens worden opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men sponsor of donateur is en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen, niet

zijnde leden.

Persoonsgegevens van deelnemers aan evenementen, niet zijnde leden of vrijwilligers worden door de KKC verwerkt voor:

  • Het innen van de kosten van deelname;
  • Het verzenden van informatie over het evenement;
  • De communicatie tussen organisatoren en deelnemers.

Voor een te organiseren evenement zullen niet meer persoonsgegevens worden gevraagd dan die strikt noodzakelijk zijn.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de opgave aan de organisatoren van het evenement. Hiervoor vraagt de KKC deze persoonsgegevens van u:

  • Voor- en achternaam, adres, geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres, de adresgegevens van de eigen website, de kunstdiscipline, de bankrekening en de machtiging tot automatische incasso (SEPA).

Persoonsgegevens worden opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode van het evenement en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers.

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door de KKC verwerkt voor:

  • Administratieve doeleinden;
  • Financiële doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Communicatie over verhuur, verhuur & sparen en verkoop van kunstwerken;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;
  • Het zenden/ontvangen van facturen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht.

Hiervoor vraagt de KKC deze persoonsgegevens van u:

  • Voor- en achternaam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer(s), e-mailadres, de bankrekening en de machtiging tot automatische incasso (SEPA).

Persoonsgegevens worden opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verstrekking aan derden.

De persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt kunnen wij alleen aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van één of meer hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het programma e-Boekhouden ten behoeve van de ledenadministratie en de boekhouding. Zie hiervoor:
    https://www.e-boekhouden.nl/avg
    https://www.e-boekhouden.nl/beveiliging-online-administratie;
  • Het verzorgen van de internetomgeving van de website van de Kunstkring Capelle en de website van de Kunstuitleen Capelle. Zie hiervoor:
    https://helpdesk.mijndomein.nl/hc/nl/articles/360000265485-Privacywet-AVG-GDPR-;
  • Het verzorgen van de financiële administratie (Freecon). Zie hiervoor:
    https://www.buro-freecon.nl/algemene-voorwaarden/;
  • Het verzorgen van banktransacties (Rabobank). Zie hiervoor:
    https://www.rabobank.nl/particulieren/privacy/
    https://www.rabobank.nl/particulieren/veiligbankieren/;
  • Het verzorgen van banktransacties (ABN/AMRO). Zie hiervoor:
    https://www.abnamro.nl/nl/prive/abnamro/privacy/index.html
    https://www.abnamro.nl/nl/grootzakelijk/over-abnamro/veiligheid/maatregelen-van-bank.html;
  • Een bestuurdersaansprakelijkheid verzekering voor de bestuurders van de Kunstkring Capelle (SII Assuradeuren B.V.). Zie hiervoor:
    https://www.schouteninsurance.com/ (website tijdelijk niet bereikbaar);
  • Een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid voor de leden en vrijwilligers van de Kunstkring Capelle (Nationale Nederlanden). Zie hiervoor:
    https://www.nn.nl/Privacy.htm;
  • Een reisverzekering voor deelnemers aan Kunstreizen, georganiseerd door leden en/of vrijwilligers (Europeesche Verzekeringen). Zie hiervoor:
    https://www.europeesche.nl/zoeken?keys=privacy
    https://asrnederland.nl/privacyverklaring.

Wij verstrekken persoonsgegevens aan derden, indien wij het privacy statement hebben gecontroleerd of met hen een verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. In de verwerkingsovereenkomst maken wij met hen de nodige afspraken om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn en dit ook is toegestaan.

 

Binnen de EU.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU of die zich niet verbinden aan de verordeningen zoals deze gelden binnen de EU.

 

Minderjarigen.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

 

Bewaartermijn.

De KKC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Beveiliging.

De KKC heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zoals:

  • Het kennisnemen van de gegevens uit de ledenadministratie en de financiële administratie is voorbehouden aan de bestuursleden van de Kunstkring Capelle;
  • Het kennisnemen van een beperkt aantal gegevens uit de ledenadministratie is voorbehouden aan de leden en de vrijwilligers, zoals is opgenomen in het Huishoudelijk Reglement;
  • Dit kennisnemen vereist een gebruikersnaam en/of een wachtwoord;
  • Alle personen die van persoonsgegevens kennis nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • Alle leden en vrijwilligers hebben deze Privacyverklaring en de hieruit voortvloeiende sub verklaringen per e-mail ontvangen.

 

Rechten omtrent uw gegevens.

Alle personen waarvan persoonsgegevens zijn verwerkt hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van die persoonsgegevens. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van (een deel van) uw persoonsgegevens. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

Veranderingen.

Deze Privacyverklaring is een eerste versie. Verwacht mag worden, dat na 25 mei 2018 nieuwe of aangepaste inzichten zullen ontstaan (voortschrijdend inzicht). Deze zullen we dan in een volgende versie van de Privacyverklaring opnemen. Daarnaast behoudt de KKC zich het recht voor om de Privacyverklaring aan te passen als de KKC dat noodzakelijk acht.

 

Klachten.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u zich wenden tot de secretaris van de Kunstkring Capelle. Indien noodzakelijk verwijst deze naar de betrokken verwerker. Indien dit niet tot tevredenheid wordt afgehandeld bestaat het recht om deze klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Vragen/opmerkingen.

Als u naar aanleiding van deze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, kunt u zich wenden tot de secretaris van de Kunstkring Capelle via het e-mailadres: secr.kkc@gmail.com.

 

Algemene Leden Vergadering najaar 2018.

In de Algemene Ledenvergadering van het najaar (datum: 22 november 2018) zal de privacyverklaring als agendapunt ter vaststelling worden opgenomen. Vanaf 25 mei 2018 en vóór 22 november 2018 zal met de verschillende commissies over de door hen verzamelde persoonsgegevens in het kader van de AVG worden gesproken. Per commissie zal voor zover nodig een privacyverklaring worden opgesteld.

 

Vastgesteld op maandag 14 mei 2018,

Het bestuur van Kunstkring Capelle

 

Comments are closed.